Les charges locatives et le décompte de charges

Affichez et partagez cette page sur votre journal Facebook
a

Imprimez ici une liste des charges locatives pour joindre à votre contrat de location. CLIC !

Les charges locatives et le décompte de charges : décret 87-713 du 26 août 1987
En même temps que chaque terme de loyer, vous avez pris la précaution de faire payer à votre locataire, un acompte sur ses charges.
Si votre budget est serré, nous vous conseillons de virer ces acomptes sur un autre compte que votre compte courant. Vous y verrez ainsi plus clair, vous les aurez de côté pour le règlement des acomptes provisionnels réclamés par votre syndic, généralement tous les trimestres, auxquels il conviendra d'ajouter votre quote-part correspondant aux charges non récupérables.

 

A la fin de l'année d'exercice des charges de votre immeuble, (31 décembre, ou 30 septembre, ou autre) vous recevrez un tableau récapitulatif des charges concernant votre (ou vos) lot, et notamment, sur lequel, vous aurez en détail le montant des charges récupérables (celles qui sont à la charge de votre locataire (eau, entretien, edf, concierge, etc...)) et le montant des charges non récupérables (celles qui restent à votre charge, (travaux, syndic, etc...)).

Vous aurez alors à fournir à vote locataire, une copie de ce tableau de répartition des charges que vous recevrez chaque année , acompagné d'un chèque établi à son ordre du montant de la différence si ses acomptes provisionnels sont supérieurs à ses charges réelles, ou bien d'un mot lui demandant de bien vouloir vous adresser un chèque du montant de la différence, établi à votre ordre, si ses acomptes provisionnels sont inférieurs au montant réel de ses charges. Tout en bas de cette page, vous aurez accès à un exemple de courrier pour régularisation des charges de vos locataires.

Dans un soucis de clarté comptable, (et pour plus tard, en cas de justificatifs à fournir) nous vous recommandons plutôt de procéder de la manière du chèque envoyé en remboursement, plutôt que de procéder par déduction du trop perçu sur le loyer suivant, et vice-versa.
Mais vous pouvez procéder de la manière la plus facile et la plus claire pour vous, dans la mesure où vous remboursez à votre locataire ce qu'il vous a payé en trop.

Sachez, que si les provisions sur charges sont très différentes de la réalité, vous êtes en mesure de réajuster à la hausse comme à la baisse, le montant des provisions sur charges que vous verse votre locataire. Cela peut vous éviter de réclamer à votre locataire une forte somme d'argent pour solder l'exercice, à un moment où il ne l'aura pas forcément prévu.

Si votre locataire est rentré dans votre appartement dans le courant de l'année, ou s'il en est parti, pensez à calculer le montant de ses charges au prorata-temporis. Le nombre de jours d'occupation sur la période d'exercice en ce qui concerne les charges communes. Pour l'eau facturez suivant les relevés d'index des compteurs pour l'eau.

Lors de la restitution de son dépôt de garanti à votre locataire, si vous n'avez pas encore connaissance des charges réelles de votre locataire, la loi vous autorise à conserver une provision sur les charges, en faisant un décompte sur la base des charges réelles de l'exercice précédent, majorées de 10%, à votre charge alors de lui régulariser dans les meilleurs délais suivant la réception des décomptes du syndic pour l'exercice concerné, en lui envoyant la photocopie du tableau des charges, accompagné d'un courrier reportant les montants de chaque poste de charges locatives, ajustées au prorata-temporis le cas échéant, ainsi que le montant total de ses acomptes versés sur la même période, moins ce que vous lui avez éventuellement déjà rendu, et dont le solde (généralement en sa faveur) est réglé par chèque N° n tiré sur la banque xy pour un montant de (somme en toutes lettres). Et vous gardez copie de tout cela dans son dossier durant CINQ ANS MINIMUM après la date de départ de votre locataire.

Sachez que si votre locataire a quitté son logement et que vous avez omis de lui réclamer un arriéré de charges, la loi vous donne cinq ans pour le faire.

Exemple de décompte de charges à adresser à votre locataire :

PERIODE D'EXERCICE : DU 01/01/2014 AU 31/12/2014 :

- Eau froide : Id départ : 00000 - Id fin : 00000 = 000 M3
0,00€
- Eau chaude : Id départ : 00000 - Id fin : 00000 = 000 M3
0,00€
Total de vos charges individuelles : (A)
0,00€
   
- Edf communs :
0,00 €
- Entretien des parties communes :
0,00 €
- Nettoyage des parties communes :
0,00 €
- V.M.C. :
0,00 €
- Chauffage :
0,00 €
- Entretien des espaces verts :
0,00 €
- Ascenseur :
0,00 €
- Petites réparations :
0,00 €
- Divers (à préciser) :
0,00 €
Total de vos charges communes : (B)
0,00 €

Ajustement de vos charges communes sur votre période d'occupation
N étant le nombre de jours d'occupation de votre logement sur la période d'exercice.
(B) X N
365
= 0,00 € (C)

- Montant total de vos charges sur l'exercice : (A) + (C) : 0,00 € (D)
- Montant total de vos acomptes sur cette période : 0,00 € (E)
SOLDE NET DE VOS CHARGES SUR CETTE PERIODE : (E) - (D) : 0,00 € (S)

Si (S) est négatif, votre locataire vous doit de l'argent. Vous pouvez le lui réclamer sur le prochain avis d'échéance de loyer que vous lui adresserez,
Si (S) est positif, vous devez de l'argent à votre locataire. Par soucis de clarté comptable, nous vous conseillons de lui adresser un chèque de ce montant en remboursement du trop perçu, sachant que vous pouvez choisir, si vous préférez, de le lui déduire sur le prochain montant de loyer. Cf avis d'échéance de loyer.


Téléchargez ici un document pour la régularisation des charges de vos locataires : CLIC !
Ce document est au format Word et vous est donné à titre d'exemple de présentation. Vous pourrez l'utiliser tel-quel, ou bien le modifier à votre guise, de même, si vous savez utiliser un tableur, automatiser les calculs.

 

Liste des charges récupérables incombant au locataire :

Ascenseurs et monte-charges :

1. Dépenses d’électricité.

2. Dépenses d’exploitation, d’entretien courant, de menues réparations :
a) Exploitation :
- visite périodique, nettoyage et graissage des organes mécaniques ;
- examen semestriel des câbles et vérification annuelle des parachutes,
- nettoyage annuel de la cuvette, du dessus de la cabine et de la machinerie,
- dépannage ne nécessitant pas de réparations ou fournitures de pièces
- tenue d’un dossier par l’entreprise d’entretien mentionnant les visites techniques, incidents et faits importants touchant l’appareil.

b) Fournitures relatives à des produits ou à du petit matériel d’entretien (chiffons, graisse et huiles nécessaires) et aux lampes d’éclairage de la cabine.

c) Menues réparations :
- de la cabine (boutons d’envoi, paumelles de portes, contacts de portes, ferme-portes automatiques, coulisseaux de cabine, dispositif
de sécurité de seuil et cellule photo-électrique) ;
- des paliers (ferme-portes mécaniques, électriques ou pneumatiques, serrures électromécaniques, contacts de porte et boutons d’appel) ;
- des balais du moteur et fusibles.

Eau froide, Eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes :

1. Dépenses relatives :
A l’eau froide et chaude des locataires ou occupants du bâtiment ou de l’ensemble des bâtiments d’habitation concernés ;
A l’eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes du ou desdits bâtiments, y compris la station d’épuration ;
A l’eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs ;
Les dépenses relatives à la consommation d’eau incluent l’ensemble des taxes et redevances ainsi que les sommes dues au titre de la redevance d’assainissement, à l’exclusion de celles auxquelles le propriétaire est astreint en application de l’art L.35.5 du code de la santé publique ;
Aux produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau ;
A l’électricité ;
Au combustible ou à la fourniture d’énergie, quelle que soit sa nature.

2. Dépenses d’exploitation, d’entretien courant et de menues réparations :
a) exploitation et entretien courant :
- nettoyage des gicleurs, électrodes filtres et clapets des brûleurs ;
- entretien courant et graissage des pompes de relais, jauges, contrôleurs de niveau ainsi que des groupes moto-pompes de puisards ;
- graissage des vannes et robinets et réfection des presse-étoupes ;
- remplacement des ampoules des voyants lumineux et ampoules de chaufferie ;
- entretien et réglage des appareils de régulation automatique et de leurs annexes ;
- vérification et entretien des régulateurs de tirage ;
- réglage des vannes,robinets et tés ne comprenant pas l’équilibrage
- purge des points de chauffage ;
- frais de contrôles de combustion ;
- entretien des épurateurs de fumée ;
- opérations de mise en repos en fin de saison de chauffage, rinçage des corps de chauffe et tuyauteries, nettoyage de chaufferies, y compris leurs puisards et siphons, ramonage des chaudières, carneaux et cheminées ;
- conduite de chauffage ;
- frais de location d’entretien et de relevé des compteurs généraux et individuels ;
- entretien de l’adoucisseur, du détartreur d’eau, du suppresseur et du détendeur ;
- contrôles périodiques visant à éviter les fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur ;
- vérification, nettoyage et graissage des organes des pompes à chaleur ;
- nettoyage périodique de la face extérieure des capteurs solaires ;
- vérification, nettoyage et graissage des organes des capteurs solaires ;

b) Menues réparations dans les parties communes ou sur des éléments d’usage commun :
- réparations de fuites sur raccords et joints ;
- remplacement des joints, clapets et presse-étoupes ;
- rodage des sièges et clapets ;
- menues réparations visant à remédier aux fuites de fluide frigorigène des pompes à chaleur ;
- recharge en fluide frigorigène des pompes à chaleur.

Installations individuelles :

Chauffage et production d’eau chaude, distribution d’eau dans les parties privatives :
1. Dépenses d’alimentation commune de combustible.

2. Exploitation et entretien courant, menues réparations
a. Exploitation et entretien courant :
- réglage de débit et température de l’eau chaude sanitaire ;
- vérification et réglage des appareils de commande, d’asservissement, de sécurité d’aquastat et de pompe ;
- dépannage ;
- contrôle des raccordements et de l’alimentation des chauffe-eau électriques, contrôle de l’intensité absorbée ;
- vérification de l’état des résistances, des thermostats, nettoyage ;
- réglage des thermostats et contrôle de la température d’eau ;
- contrôle et réfection d’étanchéïté des raccordements eau froide-eau chaude ;
- contrôle des groupes de sécurité ;
- rodage des sièges de clapets des robinets ;
- réglage des mécanismes de chasses d’eau.

b) Menues réparations :
- remplacement des bilames, pistons, membranes, boîtes à eau, allumage piézoélectrique, clapets et joints des appareils à gaz ;
- rinçage et nettoyage des corps de chauffe et tuyauteries ;
- remplacement des joints, clapets et presse-étoupe des robinets ;
- remplacement des joints, flotteurs et joints cloches des chasses d’eau.

Parties communes intérieures au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation :

1. Dépenses relatives :
A l’électricité ;
Aux fournitures consommables, notamment produits d’entretien, balais et petit matériel assimilé nécessaires à l’entretien de propreté, sel.

2. Exploitation et entretien courant, menues réparations
a) Entretien de la minuterie, pose, dépose et entretien des tapis ;
b) Menues réparations des appareils d’entretien de propreté tels qu’aspirateur.

3. Entretien de propreté ( frais de personnel).

Espaces extérieurs au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation (voies de circulation, aires de stationnement, abords et espaces verts, aires et équipements de jeux) :

1. Dépenses relatives :
A l’électricité ;
A l’essence et huile ;
Aux fournitures consommables utilisées dans l’entretien courant :
ampoules ou tubes d’éclairage, engrais, produits bactéricides et insecticides, produits tels que graines, fleurs, plants, plantes de remplacement, à l’exclusion de celles utilisées pour la réfection de massifs, plates-bandes ou haies.

2.a. Exploitation et entretien courant :
Opérations de coupe, désherbage, sarclage, ratissage, nettoyage et arrosage concernant :
- les allées, aires de stationnement et abords ;
- les espaces verts (pelouses, massifs, arbustes, haies vives, plates- bandes) ;
- les aires de jeux ;
- les bassins, fontaines, caniveaux, canalisations d’évacuation des eaux pluviales ;
- entretien du matériel horticole ;
- remplacement du sable des bacs et du petit matériel de jeux.

b. Peinture et menues réparations des bancs de jardins et des équipements de jeux et grillages.

Hygiène :

1. Dépenses de fournitures consommables :
Sacs en plastique et en papier nécessaires à l’élimination des rejets ;
Produits relatifs à la désinsectisation et à la désinfection, y compris des colonnes sèches de vide-ordures.

2. Exploitation et entretien courant :
- Entretien et vidange des fosses d’aisances ;
- entretien des appareils de conditionnement des ordures.

3. Elimination des rejets (frais de personnel).

Equipements divers du bâtiment ou de l’ensemble des bâtiments d’habitation :

1. La fourniture d’énergie nécessaire à la ventilation mécanique.

2. Exploitation et entretien courant :
Ramonage des conduits de ventilation ;
Entretien de la ventilation mécanique ;
Entretien des dispositifs d’ouverture automatique ou codée des interphones ;
Visites périodiques à l’exception des contrôles réglementaires de sécurité, nettoyage et graissage de l’appareillage fixe de manutention des nacelles de nettoyage des façades vitrées.

3. Divers :
- abonnement des postes de téléphone à la disposition des locataires

 

Impositions et redevances :
- Droit de bail
- Taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères
- Taxe de balayage.
Les litiges relatifs aux charges peuvent être soumis à la Commission Départementale de Conciliation.

a

VOTRE BAIL DE LOCATION et LA GESTION DE VOS BIENS IMMOBILIERS
Espace dédié aux locataires et aux propriétaires bailleurs
WWW.LOCABAIL.NET


 


Site www.locabail.net © A&P Productions - Tous les documents de ce site sont protégés