La quittance de loyer

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La délivrance d'une quittance de loyer à votre locataire n'est pas obligatoire, sauf s'il vous en fait la demande, ou s'il vous règle son loyer en espèces, la quittance lui vaut alors preuve de reçu.
Par contre, si votre locataire est un professionnel, sachez que son comptable aura besoin de toutes les quittances de loyer pour son bilan. Même s'il ne vous en fait pas la demande systèmatiquement chaque mois, préparez-les et gardez-les soigneusement de côté, car à un moment ou à un autre, il risque de vous demander la totalité de ses quittances, et vous risquez alors d'y passer l'après-midi.

D'autre-part, même si votre locataire vous indique ne pas en avoir l'utilité, par soucis de clarté, nous ne pouvons que vous conseiller de sortir systématiquement une quittance de loyer à chaque terme, et de les classer dans un dossier que vous aurez ouvert pour chacun de vos locataires.

Sur chacune de ces quittances, prenez soin de noter le numéro des chèques qu'ils vous adressent, le montant et la date de réception de ces chèques.

Aujourd'hui, avec les facilités que nous avons avec les ordinateurs, imprimer une quittance ne prend que quelques secondes.

Cela aura l'avantage pour vous d'avoir une vue plus claire de la situation de chacun de vos locataires, surtout, si pour une raison quelconque, un ou deux de vos locataires commençaient à avoir des paiements irréguliers.
Au bout de quelques mois, vous risqueriez d'avoir des difficultés pour vous rappeler exactement qui vous a payé, quoi, et quand.
Rappelez-vous que si un jour vous devez entamer une procédure de recouvrement auprès de votre locataire, vous devrez fournir des comptes justes, et non approximatifs. La clarté dans votre classement en est la première étape.

De plus, un ou plusieurs de vos locataires pourraient avoir subitement besoin de leurs quittances de loyers pour une période donnée ; il vous suffira alors de quelques secondes pour aller les chercher dans leurs dossiers et les leur expédier.
A cet effet, nous vous conseillons de les imprimer en doubles exemplaires, un exemplaire que vous gardez sur lequel vous inscrivez les références du paiement de votre locataire dans son dossier, et l'autre que vous lui adressez ou que vous gardez en double au cas où votre locataire la réclamerait.

Ca peut vous paraître fastidieux, mais ça l'est tout de même moins que si un jour, comme expliqué plus haut, vous deviez faire tout d'un coup les 12 dernières quittances à votre locataire.

CONSERVATION DES DOCUMENTS :
Par ailleurs, sachez qu'en votre qualité de propriétaire bailleur, vous devez conserver, pendant toute la durée de la location, votre exemplaire du bail, l’état des lieux et la correspondance échangée avec votre locataire.
De plus, qu’il s’agisse de vous-même ou de votre locataire, vous devez, pendant toute la durée du bail et les cinq années suivant le paiement du dernier loyer, conserver le contrat de location, les correspondances échangées, l’acte de cautionnement, les états des lieux, les quittances de loyers, les justificatifs de paiement du loyer et des charges ainsi que les factures de travaux.


Nous avons mis à votre disposition un modèle de quittance de loyer sous format Word, que vous pourrez utiliser à votre guise, en cliquant ici : CLIC !

Là aussi, les quelques libellés sont donnés pour modèle, vous pourrez les adapter à vos besoins.

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